LOS PROYECTOS Y SUS PROCESOS DE DIRECCIÓN
En algún momento de nuestras vidas, hemos estado involucrados en proyectos. Desde proyectos personales y/o familiares tales como el matrimonio, compra de una casa, realizar los estudios en la universidad etc; hasta proyectos profesionales, tales como construcción de un edificio, iluminación en un coliseo, implementar una metodología de desarrollo de software, entre otros. Ahora, cada proyecto tiene su propio ciclo de vida (fases que se ejecutan y caracterizan a un grupo de proyectos de una naturaleza particular). Así por ejemplo, cito entre algunos de éstos: proyectos de inversión, proyectos de desarrollo de sistemas, proyectos de construcción de edificios, entre otros, tienen su propio “ciclo de vida”.
Ahora, ¿qué es un proyecto?. Bueno, un proyecto es un esfuerzo temporal, que genera un resultado, producto o servicio único, es de elaboración gradual y sobretodo genera” valor”.
Todos los proyectos se caracterizan por tener “grupos de procesos de dirección”. Estos grupos de procesos de dirección de proyectos se mencionan a continuación:
- Inicio: Se establece el inicio del proyecto asignando al Director de Proyecto y brindándole autoridad para el uso de recursos.
- Planificación: Se prepara y aprueba el plan del proyecto.
- Ejecución: Se ejecuta el plan del proyecto.
- Seguimiento y control: Se realiza la supervisión del proyecto y la aplicación de medidas preventivas o correctivas ante una desviación del plan.
- Cierre: Se finaliza el proyecto o alguna de sus fases.
Durante todo este tiempo, en la que vengo laborando en dirección de proyectos, escuchaba y me comentaban que los procesos de dirección de proyectos estaban siempre presentes en todos los proyectos, sin embargo nadie me decía “a ciencia cierta” en qué forma y en qué medida. Luego de “varias batallas” en el mundo de los proyectos en el campo y como difusor, puedo afirmar con absoluta certeza: Los grupos de procesos de dirección se aplican indefectiblemente en los ciclos de vida de todos los proyectos.
A través de éstas líneas no sólo indicaré el “qué” sino también el “cómo”
Los grupos de procesos de dirección se aplican a todas las etapas de los ciclos de vida de los proyectos. “Aterricemos” esta explicación tomando el siguiente ejemplo en un proyecto de ciclo de vida predictivo (*):
(*) Ciclo de vida predictivo: El alcance, tiempo y costo están bien definidos en las fases iniciales del proyecto.
Proyecto: Desarrollo de un campeonato de tenis de mesa.
Fases:
- Organización del evento
- Inscripciones de clubes deportivos
- Organización de la competición
- Ejecución de la Competición
- Premiación
Analicemos la fase de la “Ejecución de la competición”:
Se establece el inicio formal de la competición, indicando la fecha de inicio para la organización de la competición, quién estará cargo como principal responsable y el plazo de esta fase. La competición debe ser planificada, tal como estimar el costo de inversión para llevar a cabo la competición, con cuántos jueces contaremos, cuántos deportistas participarán, si habrá algún concesionario para venta de productos durante la competición, armar las categorías y los horarios correspondientes, entre otros. Asimismo todo este plan debe ser ejecutado y ésto se refleja con la realización de los partidos de tenis de mesa. Debe realizarse el seguimiento correspondiente reflejado en estas acciones: verificar que todas las categorías compitan en el área y horario definido, que cuenten con la cantidad de jueces necesarios, velar por la identificación y cantidad de participantes sea la planificada y ante cualquier desviación del plan (no se cuentan con los jueces para una determinada categoría, por ejemplo) se debe tomar acción correctiva a este problema (control). A su vez, toda competición en una categoría debe finalizar por la que se cierra formalmente esta fase con la emisión de resultados y la premiación de participantes.
En conclusión, teniendo este enfoque, observamos como en cada fase de cualquier proyecto (sin importar la naturaleza del mismo, pueden ser proyectos normativos, tecnológicos, de procesos, de construcción, etc.), están presentes, llevándose a cabo los “procesos de dirección de proyectos”.
Señalo, asimismo que por más conocimiento de buenas prácticas que poseamos en dirección de proyectos, y tengamos mucho conocimiento del proyecto en sí, sino poseemos y desarrollamos habilidades blandas, haciendo que nuestro equipo trabaje de manera cohesionada, gestionando interesados, manejando de manera oportuna la comunicación, entre otros; es muy complicado apuntar a ser un Director de Proyecto efectivo.
Estimados lectores, pretendo que este artículo sea de vuestra utilidad. Mis mejores deseos de salud y bienestar para todos Uds.